La Gestion électronique des documents (GED) n’arrive pas encore à démarrer en Algérie. Les factures, les fiches de paie et les bons de commande ne sont toujours pas dématérialisés. Un problème de mentalité, mais également de défaut de législation et de politique de soutien aux projets de création de systèmes d’information.
Le cycle sans papier est aujourd’hui un élément vital pour le bon fonctionnement du système d’information dans les entreprises et services administratifs des institutions et collectivités locales. Les prévisions sont tranchées : toute entité administrative ou économique ne disposant pas d’un projet de migration des processus de gestion basés sur le papier vers une nouvelle mouture totalement dématérialisée, finira forcément par disparaître dans quelques années. La mise en garde s’explique par des raisons économiques, organisationnelles et techniques. S’il n’est plus utile de démontrer le lien incontournable entre l’économie des services et la Gestion Electronique de Documents (GED), il est nécessaire de pousser les administrateurs et gestionnaires d’entreprises à convertir les documents papiers en applications, bases de données hétérogènes et serveurs de fichiers. L’instauration de la GED dans plusieurs pays du monde a provoqué une véritable diminution du « print » et donc une économie de papier. Selon le cabinet IDC (International Data Conseil), le nombre de pages imprimées dans le monde a baissé de 1% en 2012, passant de 3,12 milliards en 2011 à 3,09 milliards en 2012. La GED permet ainsi aux entreprises de réduire significativement leurs dépenses dans la mesure où elle diminue l’usage des transports et du papier.
Le coût de traitement d’un document électronique est par exemple divisé par trois. Côté sécurité, cette technologie assure une meilleure traçabilité des courriers et documents mais nécessite un lourd investissement dans l’archivage et le stockage sécurisé des données informatiques issues de la numérisation des documents papiers. C’est pourquoi des éléments organisationnels, voire juridiques doivent être définis avant la mise en exécution d’un projet GED. Ce qui implique de passer en premier lieu par la phase décisive dans laquelle tous les types de contenus (papier, mail, vidéo, photo…) doivent être intégrés dans la GED via le standard XML. Ces derniers sont d’abords scannés, indexés puis archivés dans les infrastructures de gestion documentaire et les documents multimédias dans le cas des systèmes d’information documentaires classiques.
La facilité de consulter des données numériques
La base des systèmes de GED est donc composée de documents fondamentaux et répond parfaitement aux attentes des entreprises. Puis, il sera indispensable de mettre en place un processus d’indexation automatique, de création de référentiels, de définition de règles de gestion de circulation et de stockage et d’ergonomie du plan de classement. La troisième étape concerne l’accessibilité aux données. Pour cela, un moteur de recherche efficace doit être conçu pour permettre d’afficher et de consulter les ressources souhaitées en quasi temps réel et dans toutes les configurations existantes : extranet, portail web, support physique Cependant, ce processus a créé un problème aux responsables du système d’informations ayant subi un passage au tout électronique. Il s’agit de la gestion des flux de fichiers numériques qui remplacent les dizaines de kilomètres d’archives en format papier. La solution est incontestablement l’outil logiciel workflow. On entend par workflow tout processus consistant à faire circuler automatiquement des documents d’un utilisateur à un autre. C’est en fait, un « simple » circuit de routage des documents permettant à ces derniers de suivre un trajet prédéfini, pouvant être modifié par un des participants selon les cas. Il peut être purement séquentiel ou bien au contraire complexe et conditionné par les métadonnées portées par le document. La maîtrise des documents est donc un élément important dans les systèmes d’informations de demain. Par exemple, la signature électronique n’est pas un scan de signature manuelle, sauvegarder l’archive électronique d’un document n’est pas le mettre sur une clé USB enfermée dans un placard .
De nouvelles pratiques doivent s’ancrer sans tarder car la cohérence de l’organisation et de ses processus en dépend. Il convient alors de substituer le classement classique des documents intégrés dans les traditionnels serveurs de fichiers sous Windows Explorer par une authentique architecture de gestion électronique de documents utile à l’organisation. C’est à cette condition que les projets de gestion électronique de documents pourront permettre à l’entreprise et à n’importe quelle administration d’accroître sa qualité de service.
Source: http://www.lequotidien-oran.com
